Elise Alders werkt als freelance event planner en organiseert regelmatig evenementen in het Lloyd.

Wat vind je belangrijk als je een event organiseert?

Dat het precies zo gaat als ik heb doorgegeven in de briefing. Dus als ik om een U-opstelling met 22 stoelen vraag dan moeten er ook 22 stoelen staan en niet 20, omdat er maar 20 deelnemers op de lijst staan. Of als ik aangeef dat ik binnen een uur klaar wil zijn met het diner, heb ik liever dat er dan van te voren wordt aangegeven dat dat niet gaat lukken dan dat ik ja hoor en nee krijg.

Daarbij is het voor mij heel prettig dat ik van A tot Z een contactpersoon heb, voor het hele event. Vanaf het moment van offerte tot het doornemen van de briefing. En dat ik bij die persoon terecht kan voor al mijn vragen, van vragen over de kamer en de av-middelen tot dieetwensen. Veel hotels hebben voor elke afdeling een ander contactpersoon, dat werkt voor mij heel erg inefficiënt.

Hoe kan een locatie een event op een hoger niveau tillen?

Alle zorgen wegnemen, zodat ik nergens anders aan hoef te denken dan wat ik kom doen. Tijdens de evenementen die ik organiseer zit het programma voor de deelnemers altijd helemaal vol en wordt er keihard gewerkt. Daar moet dus de focus liggen. De locatie moet de handvatten geven om dit mogelijk te maken zodat ik mij kan focussen op het geen wat ik kom doen.

Wat herinner je je na afloop van het event?

Dat ik herkend wordt. Het personeel weet wat ik wil en wat ik kom doen. Dat zit hem vooral in kleine dingen. Ik heb het gevoel dat de mensen er voor mij zijn, om mijn event beter te maken. Bijvoorbeeld: ik sta bij de receptie om mijn trainer uit te zwaaien en heb een uitrijkaart nodig maar er staan veel mensen voor me in de rij. De receptionist herkent mij en helpt even tussendoor door een uitrijkaart aan te reiken. Dat is echt hele fijne service.